Paragraaf Bedrijfsvoering

Er wordt door de gemeentelijke organisatie en het bestuur gewerkt aan de verschillende inhoudelijke uitdagingen waar Houten in de komende jaren voor staat: voldoende woningen, energietransitie, leefbaarheid in de verschillende kernen van de gemeente, voldoende participatie. Samen met inwoners, instellingen en partners in de stad werken we aan een toekomstbestendig Houten. De ambtelijke organisatie moet voldoende toegerust zijn om invulling te kunnen blijven geven aan al deze uitdagingen. Zij toont zich daarbij steeds weer wendbaar, ook al piept en kraakt het soms wel. Het vereist flinke inspanning en het voortdurend werken aan een stevig fundament, om telkens weer mee te kunnen bewegen met de dynamiek in de samenleving. En dat binnen een context waarbij de lokale overheid wordt geconfronteerd met verschillende crises (corona, vluchtelingen) en er sprake is van een arbeidsmarkt, waarin het behouden en verbinden van de juiste medewerkers aan de organisatie een behoorlijke opgave is.
Ook in het komende jaar blijven we daarom werken aan een stevig fundament en de  randvoorwaarden voor een duurzaam goed functionerende organisatie. We blijven kritisch kijken naar onze manier van handelen en werken, nieuwe ontwikkelingen en het onderhouden van contacten in de samenleving. Het proces van herijken en doorontwikkelen van de organisatie (HDO traject), gekoppeld aan datgene wat nodig is om de Houtense samenleving optimaal te bedienen, is daarmee een voortdurend proces. Er wordt in samenhang gewerkt aan verschillende aspecten, weergegeven in onderstaande klaverbladfiguur.

Daarbij blijven we gebruik maken van de verschillende inzichten en uitkomsten van onderzoeken die in de afgelopen periode zijn gedaan en vervolgadviezen die daar uit voortvloeien.

Ook in 2023 blijven we aandacht besteden aan de verbetering van de sturing door te werken met jaarplannen en door aandacht te besteden aan de ontwikkeling van het opdrachtgestuurd werken. We investeren in de vaardigheidsontwikkeling van medewerkers op het gebied van communicatieve participatie en het geven en ontvangen van feedback / communicatietechnieken (‘het goede gesprek’). Alles gericht op het maken van het goede contact/verbinding en het op de juiste manier behalen van gewenste resultaten voor de Houtense samenleving.

Een aantal specifieke ontwikkelingen, die het komende jaar (en daaropvolgende jaren) bijzondere
aandacht vragen, lichten we hieronder nader toe.

Garantiebanen / banenafspraak
Als gemeente willen we het goede voorbeeld geven, door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in ons gemeentehuis, of de bij ons betrokken contractpartners, een volwaardige arbeidsplek te geven.  Als ambassadeur vervullen wij een voorbeeldfunctie naar andere organisaties, bedrijven en instellingen. Deze bestuursperiode maakt het college daarom verder werk van het invullen van garantiebanen binnen onze organisatie. Daarbij hoort ook het bieden van de noodzakelijke begeleiding en faciliteiten. Om in Houten woonachtige kandidaten te plaatsen werken we samen met zowel inwoners als met het team Samenleving (Werk & Inkomen), het wergeversservicepunt (WGSP-WIL) en de Houtense Werktafel.  

Vitaliteit en duurzame inzetbaarheid
De ambtelijke organisatie moet goed toegerust zijn om mee te kunnen bewegen met ontwikkelingen in de samenleving. Het verbinden van de juiste medewerkers aan onze organisatie én het behouden van deze medewerkers, vormt daarbij een cruciale factor. In de komende jaren bereikt een substantieel deel van onze medewerkers de pensioengerechtigde leeftijd. Vanaf heden tot eind 2030 gaat het om een aantal van 95 medewerkers. Dit is ongeveer een derde van het personeelsbestand. Tegelijkertijd is de arbeidsmarkt dusdanig in beweging dat daar bovenop ook sprake is van meer verloop in het algemeen. De krapte op de arbeidsmarkt maakt dat het geen eenvoudige opgave is om de juiste mensen aan de organisatie te verbinden en te behouden. Nog los van de impact op het verlies van tijdelijke arbeidsproductiviteit door deze ontwikkelingen.
Het is daarom van cruciaal belang dat er geïnvesteerd wordt in de vitaliteit en duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers én de organisatie. Dat doen we door gericht te werken aan;

1. het aantrekken van nieuwe, jongere generaties (moderne arbeidsmarktcommunicatie / aantrekkelijk werkgeverschap)
2. de medewerkers gezond aan het werk houden (fit for the job, fysiek en mentaal in balans, goede werk-privébalans)
3. een warme overdracht van kennis en ervaring (vooruitlopend op pensionering)

Het opnemen van een vitaliteitsbudget in de meerjarenbegroting helpt ons om de komende jaren deze benodigde inspanningen te kunnen leveren.

Rechtmatigheid
Het College van B&W is binnen de gemeente verantwoordelijk voor de naleving van de wet- en regelgeving. Tot 2023 geeft de accountant in de controleverklaring een oordeel over de rechtmatigheid van het handelen van de gemeente. Naar aanleiding van de voorstellen van de commissie Depla in het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten is in de nota van wijziging bij het wetsvoorstel ‘Versterking decentrale rekenkamers’ de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Het wetsvoorstel is medio 2022 door de Tweede Kamer aangenomen en ligt inmiddels voor besluitvorming voor bij de Eerste Kamer.

• Rechtmatigheidsverantwoording

Het College van burgemeester en wethouders legt in de jaarrekening 2023 voor het eerst rechtstreeks verantwoording af over de (financiële) rechtmatigheid van het gevoerde bestuur en de rechtmatige besteding van de beschikbare middelen. Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant komt daarmee te vervallen.
De accountant geeft met ingang van 2023 een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording van het College maakt onderdeel uit van de jaarrekening. De accountant controleert vervolgens de rechtmatigheidsverantwoording op getrouwheid. De aandacht voor en de controle op rechtmatigheid blijft hierdoor op het huidig kwaliteitsniveau gehandhaafd.

In de tabel hieronder zijn de belangrijkste wijzigingen opgenomen.

• Actualisatie controleprotocol en controleverordening

In verband met bovenstaande wijzigingen is aanpassing van de controleverordening en het controleprotocol noodzakelijk. De financiële verordening wordt zo nodig ook geactualiseerd. De geactualiseerde versies worden voorgelegd aan de Audit- en Rekeningcommissie en vervolgens ter vaststelling aangeboden aan de gemeenteraad.

• Continu verbeterproces

De gemeente Houten hanteert, mede op basis van de aanbevelingen van de accountant, de Audit- en Rekeningcommissie en de eigen Verbijzonderde Interne Controle (VIC) een continuproces van verbeteringen in de administratieve organisatie en de interne beheersing. Over de voortgang van deze aanbevelingen wordt periodiek aan de Audit- en Rekeningcommissie gerapporteerd. In deze voortgangsrapportage wordt ook gerapporteerd over de voortgang van de aanbevelingen uit de jaarlijks uitgevoerde fraude-risicoanalyse. Deze verbeterslagen zijn belangrijke randvoorwaarden om op een efficiënte en effectieve manier tot een onderbouwde uitspraak te komen over het rechtmatig handelen van de gemeente. Het gaat daarbij niet alleen om het investeren in de verbetering van processen, maar zeker ook over adequate informatievoorziening en het meer helder maken van verantwoordelijkheidsverdeling op basis van het 3 lijnen model (conform advies commissie BADO) en sturen op  bijbehorende houding en gedrag. Op dit moment werken we nog niet volgens het 3 lijnen model. In 2022 wordt extern onderzoek gedaan hoe we dit 3 lijnen model binnen gemeente Houten kunnen vorm geven.

Uitbesteding ICT-dienstverlening
Eind 2021 bleek dat de ICT-diensten die geleverd werden door onze partners in 2022 de grens van de Europese aanbestedingsregels zouden gaan overschrijden. In een collegevoorstel is vervolgens gevraagd om deze onrechtmatigheid voor het jaar 2022 te accepteren. Hierbij is aangegeven dat in 2022 een Europese aanbesteding wordt gestart om de ICT-diensten uit te besteden. Op deze wijze zullen deze diensten per 2023 weer rechtmatig worden ingekocht.
De aanbesteding om de ICT-dienstverlening uit te besteden wordt medio december 2022 afgerond. Hierna kan het beslissingstraject richting directie, college en raad worden gestart. Uitbesteden vraagt om een goede regie. Omdat we al een deel van de dienstverlening hebben ondergebracht bij de eerdergenoemde partners, is los van de aanbesteding, een goede regie-organisatie van cruciaal belang om onze ICT te borgen.
Om dit te realiseren is aanvulling van de formatie met 9 Fte nodig. In het rapport van M&I “Uitwerking businesscase scenario's duurzame ICT Houten” van januari 2022 wordt aangegeven om welke functies dit gaat. In 2022 zijn deze functies met inhuur en ingekochte diensten en met incidentele middelen vervuld. Voor 2023 is het zaak om deze functies te bezetten met vaste medewerkers. Hiervoor zal het personeelsbudget moeten worden aangepast.
Het uitbesteden van de ICT-diensten heeft tot doel om de totale ICT-dienstverlening voor de burgers, ondernemers en medewerkers van de gemeente Houten wendbaar, robuust en toekomst vast te maken.

Inzetten op het borgen van de informatievoorziening
De wetgeving rond het openbaar maken en pro-actief publiceren van allerlei documenten vereist een strakke regie op de gegevens die de gemeente bewaart en de archivering daarvan. Om dit te borgen is een project opgestart om de gegevens op de juiste manier in onze systemen op te slaan. We maken daarvoor gebruik van ons zaaksysteem en Microsoft Teams. In 2023 zullen we hier veel aandacht, tijd en geld aan moeten besteden omdat reeds eerder in 2019 uit onderzoek is gebleken dat een achterstand is opgelopen in de voorgaande jaren.

Omgevingswet/Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO)
In 2023 dient het zogenaamde Digitaal Stelsel Omgevingswet operationeel te zijn. Dit als onderdeel van het grotere traject van de invoering van de nieuwe Omgevingswet. Het uitstel van de invoering  geeft meer tijd en ruimte om ook dit project digitaal te ondersteunen. Ook in 2023 zal hier de nodige inspanning voor nodig blijven.

Informatiebeveiliging
De bedreigingen op het terrein van informatieveiligheid nemen hand over hand toe. Bijna dagelijks zijn er berichten in de pers over organisaties die worden getroffen door allerlei aanvallen, waarmee toegang tot eigen data onmogelijk wordt en de dienstverlening aan inwoners, organisaties en ondernemers in gevaar komt. Deze vorm van cybercrime (internetcriminaliteit) treft ook overheidsinstanties, is zeer ontwrichtend en leidt tot grote schade.
De cybercriminelen worden steeds slimmer. De investeringen die nodig zijn om de gevaren het hoofd te bieden nemen in sneltreinvaart toe. Het gaat daarbij zowel om mensen als middelen.
Meerdere reeds gestarte beveiligings- en verbeterprojecten, worden daarom in 2023 voortgezet en uitgebreid. Daaronder bijvoorbeeld de 24/7 monitoring van het gemeentelijk netwerk, de aanschaf van  licenties met meer veiligheidsmaatregelen, het ontwikkelen van een draaiboek wat te doen ingeval van een succesvolle cyberaanval en de vergroting van het veiligheidsbewustzijn van de medewerkers. Ook het uitvoeren van allerlei testen om de veiligheid van de ICT te toetsen, zoals hack-/penetratietests en het testen van DigiD-aansluitingen, moet een routine worden en geen uitzondering.
Taken op dit gebied worden steeds technischer en complexer en daarvoor is de inzet van een Technical Security Officer (TSO) noodzakelijk. In 2023 zal worden onderzocht op welke wijze hierin kan worden voorzien, via een dienstverleningscontract of door het in dienst nemen van een specifieke medewerker voor deze taak. De verwachting is dat de kosten voor informatiebeveiliging in de komende jaren aanzienlijk gaan toenemen.

Informatiemanagement
In de komende jaren zal de druk op informatiemanagement vergroten omdat diensten van de gemeente aan burgers en ondernemers in toenemende mate worden gedigitaliseerd. Tevens zal er een digitaliseringsslag moeten plaatvinden in de werkprocessen van de medewerkers om het hoofd te kunnen bieden aan de krapte op de arbeidsmarkt. Applicaties en digitale oplossingen zullen processen in toenemende mate ondersteunen. Robotic Proces Automation (het automatiseren van steeds terugkerende, repeterende handelingen in een proces), Business Intelligence (BI), Smart City, het zijn oplossingen die al bestaan maar in Houten nog niet worden gebruikt.  Het is zaak om hier op in te gaan zetten om in de nabije toekomst niet in de problemen te komen met het bezetten van arbeidsplaatsen die vrijkomen door de vergrijzing.

WOO:
Vanaf 1 mei 2022 wordt de Wet open overheid (WOO) gefaseerd ingevoerd. Alle documenten die betrekking hebben op overheidshandelen zijn in principe openbaar. De wet kent een actieve en een passieve openbaarmaking (lees: de voormalige Wet Openbaarheid Bestuur). We werken volgens een groeimodel: nú regelen wat minimaal vereist is en daarna ervaring opdoen en de processen rondom de WOO steeds beter inrichten.
Het Rijk stelt voor de periode 2022 t/m 2026 eenmalige en structurele middelen ter beschikking. Zodra de eerste ervaringen zijn opgedaan, wordt een collegevoorstel opgesteld voor het verdere invoeringstraject en de besteding van de middelen.

In onderstaande tabel zijn de van toepassing zijnde BBV-indicatoren binnen het taakveld 'Bestuur en ondersteuning' per 1 januari van het betreffende jaar weergegeven.

* In de primitieve begroting is nog nauwelijks sprake van geraamde inhuur. In de loop van het begrotingsjaar wordt inhuur aan de hand van besluitvorming geraamd en wordt bijbehorende dekking aangegeven.

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht (BghU)
Deze gemeenschappelijke regeling heeft tot doel uit overwegingen van kwaliteit, continuïteit en efficiency samen te werken bij de beleidsvoorbereiding, heffing en invordering van waterschapsbelasting en gemeentelijke belastingen, evenals bij de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken en het beheer en de uitvoering van vastgoedinformatie.